Kaynak : Gülfidan Bereket
İşletmeniz büyüyor. Ciro artıyor, ekip genişliyor, müşteri sayısı çoğalıyor.
Ama bir noktadan sonra garip bir şey olmaya başlıyor:
Her şey hala size soruluyor.
Bir yöneticinin karar vermesi gerekiyor, size geliyor. Bir harcamanın onaylanması gerekiyor, yine siz devreye giriyorsunuz. Bir sorun çıkıyor, çözüm için gözler size çevriliyor.
İşletme büyüyor ama karar alma mekanizması büyümüyor. İşte büyümenin önündeki görünmeyen engel çoğu zaman burada ortaya çıkıyor.
Şirket büyürken patron neden darboğaza dönüşür?
İşletmenin ilk dönemlerinde her şeye dahil olmak çoğu zaman avantajdır. Müşteriyi tanırsınız, süreçleri bilirsiniz, kritik kararları hızlıca alırsınız. Fakat işletme büyüdükçe aynı çalışma biçimi bir avantaja değil, sınırlayıcı bir faktöre dönüşebilir. Çünkü artık daha fazla çalışan, daha fazla müşteri, daha fazla operasyon ve her gün verilmesi gereken çok daha fazla karar vardır. Siz hala tüm bu kararların merkezindeyseniz, işletmenin hızı sizin zamanınıza ve kapasitenize bağlı hale gelir.
Siz yavaşlarsanız, işletme de yavaşlar.Bir örnek düşünelim:
50 kişilik bir üretim şirketinin sahibini ele alalım.
Şirket birkaç yıl içinde hızlı bir büyüme yaşamış. Yeni müşteriler kazanılmış, ekip genişlemiş ve yöneticiler atanmış. Ancak şirket sahibinin çalışma biçimi neredeyse hiç değişmemiş.
- Satın alma yöneticisi, belirli bir tutarın üzerindeki her sipariş için sahibinden onay alıyor.
- Satış müdürü, önemli müşterilere yapılacak özel fiyatlandırmaları kendisi onaylamıyor.
- Üretim müdürü, teslimat planındaki kritik değişikliklerde patronun kararını bekliyor.
- Finans ekibi, bazı ödemeleri ilerletebilmek için sahibinin onayını arıyor.
İlk bakışta bu durum “patron her şeyi kontrol ediyor” şeklinde görülebilir. Fakat asıl problem başka yerde.
Şirketin onlarca çalışanı var ama kritik kararların önemli bir bölümü hala tek bir kişinin zihninde ve takviminde.
Sonuç?
Patronun takvimi toplantılarla doluyor. Yöneticiler karar vermek yerine onay bekliyor. Küçük bir konu için bile süreç uzayabiliyor. Patron birkaç günlüğüne işletmeden uzaklaştığında ise işler yavaşlıyor. Burada sorun çalışanların çalışmaması değil.
Sistemin karar alma kapasitesinin işletmenin büyüklüğüne yetişememesi.Çözüm de patronun daha fazla çalışması değil. Kararların hangi seviyede alınacağını netleştirmek, yöneticilere gerekli yetkiyi vermek, raporlama sistemini güçlendirmek ve sonuçların nasıl takip edileceğini belirlemek.
Böylece aynı şirketin sahibi, her siparişi veya her fiyatı onaylamak yerine; büyüme stratejisine, yeni pazarlara, karlılığa ve uzun vadeli hedeflere daha fazla zaman ayırabilir.
Peki bunun işaretleri neler?
Şunları fark ediyorsanız durup bakmakta fayda var:
Bunun en belirgin işaretleri genellikle şunlardır:
- Yöneticiler kararları sürekli size geri getiriyor.
- Rutin konular bile sizin onayınızı bekliyor.
- Aynı problemler toplantılarda tekrar tekrar gündeme geliyor.
- Siz olmadığınızda ekip ne yapacağını kestiremiyor.
- Stratejik çalışmaya ayırmanız gereken zaman operasyonel sorunlarla doluyor.
- Birkaç gün işletmeden uzak kaldığınızda işler yavaşlıyor.
Bunlar yalnızca yoğun olduğunuzun göstergeleri olmayabilir. Aynı zamanda işletmenin hala kurucusuna bağımlı olduğunun işareti olabilir.
Çözüm daha fazla yetki devretmek mi?
Kağıt üzerinde evet. Pratikte ise o kadar basit değil.
“Daha fazla yetki devret” tavsiyesi, arkasındaki yapı kurulmadığında işe yaramayabilir. Çünkü bir yöneticinin sorumluluğu varsa ama karar verme yetkisi yoksa, sorun kısa sürede yeniden patronun masasına gelir.
Bu nedenle büyüyen işletmelerin yalnızca daha fazla insana değil; daha net sorumluluklara, karar yetkilerine, raporlama sistemlerine ve hesap verebilirlik mekanizmalarına ihtiyacı vardır.
Amaç kontrolü kaybetmek değildir.
Amaç, kontrolün sürekli olarak sizin müdahalenize ihtiyaç duymadığı bir sistem kurmaktır.
Patronun rolü ne zaman değişmeli?
İşletmenin ilk aşamalarında patron çoğu zaman işin içindedir. Büyümenin sonraki aşamalarında ise patronun rolünün değişmesi gerekir.
Her kararı veren kişi olmak yerine:
Doğru insanların doğru kararları verebileceği sistemi kuran kişi olmak.
Bu değişim gerçekleştiğinde yöneticiler daha fazla sorumluluk üstlenebilir, kararlar hızlanabilir ve işletme sahibinin zamanı günlük operasyonlardan stratejik konulara kayabilir.
Çünkü gerçek ölçeklenebilirlik, patronun daha çok çalışmasıyla değil, işletmenin patrona daha az bağımlı hale gelmesiyle ortaya çıkar.
Peki nereden başlanmalı?
Öncelikle şu soruyu kendinize sorun:
Ben işletmeden bir hafta tamamen uzak kalsam, hangi kararlar benim geri dönmemi bekler?
Cevap, işletmenizdeki darboğazların önemli bir bölümünü gösterebilir.
Hangi kararların mutlaka size gelmesi gerektiğini, hangilerinin ekip tarafından alınabileceğini ve yöneticilerin bunu yapabilmesi için hangi bilgi, yetki ve sistemlere ihtiyaç duyduğunu ortaya koyun.
Gerekirse dışarıdan destek alın.
İşletme koçluğu da tam bu noktada değer yaratabilir. Dışarıdan ve sistematik bir bakış açısı; karar alma süreçlerindeki tıkanıklıkları, yöneticilerin sorumluluk alanlarını ve işletmenin sahibine olan bağımlılığını daha net görmenize yardımcı olabilir.
Çünkü hedef işletmeden uzaklaşmak değil.
İşletmenin siz olmadan da ilerleyebilmesini sağlamak.
Bir işletme sahibi olarak en önemli sorumluluklarınızdan biri, her sorunun çözümünü kendiniz olmak zorunda bırakmayacak bir yapı kurmaktır.
İşletmeniz büyüdükçe kendinize şu soruyu daha sık sorun:
Bugün hala benim yaptığım hangi işi, doğru sistemi kursam artık benim yapmam gerekmeyecek?
Belki de bir sonraki büyüme aşamanız daha fazla çalışmaktan değil, işletmenizin size olan bağımlılığını azaltmaktan geçiyordur.
Bereketli ve bol kazançlı günleriniz olsun.
NOT: Yeni yazılarımız için bildirim almak isterseniz haber bültenimize üye olunuz. Fayda sağlayacağını düşündüğünüz yönetici ve işletme sahipleri ile bültenimizi paylaşınız.
ActionCOACH – İşletme Koçu
